Digitalisierung und Technologie strategisch nutzen

Referenz Heidemann Recycling

Ein Beispiel für meine Beratungsleistungen

Die Heidemann Recycling GmbH ist zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb für alle zertifizierbaren Tätigkeiten nach Kreislaufwirtschaft- und Abfallgesetz (KrW-/AbfG) und Gründungsmitglied in der Entsorgergemeinschaft Niedersachsen und Bremen e.V.. Sie gehört zum überregional agierenden Verbund der Heidemann Unternehmen.

Heidemann hat einen hohen Anspruch an eine umweltgerechte Aufbereitung, Verwertung und Entsorgung.

In Düdenbüttel (Landkreis Stade zwischen Hamburg und Bremen) wird zudem eine moderne Schlosserei betrieben, die neben Wartung und Ersatzteilversorgung auch Planung und Konstruktion von kompletten Brech-, Sieb-, Sortier- und Förderanlagen durchführt. Ein eigener Fuhrpark mit Aluminium- und Stahlmulden sowie Tiefladern arrondiert das Leistungsspektrum.

Um den eigenen Ansprüchen auch intern gerecht zu werden und weiterhin zeitgemäß und effizient zu arbeiten, startete das Unternehmen im Jahr 2013 die Suche nach einem neuen ERP-System. Schnell wurde dabei klar, dass die internen Ressourcen für die Erstellung eines Lastenhefts und die sorgfältig formulierten inhaltlichen und technischen Zielsetzungen nicht ausreichen würden.

 

Der Mensch ist gefragt

„Das war eine personell nicht zu leistende Herausforderung“, sagt Geschäftsführer Jörn Richter. „Wir sind alle in das Tagesgeschäft eingebunden und zudem keine IT-ler. Jeder konnte intern ohne Probleme seinen Bedarf formulieren – aber diesen dann Dritten gegenüber verständlich darzustellen und dabei nichts zu vergessen – dazu hatte einfach keiner Zeit. Deshalb haben wir uns lieber Unterstützung geholt. Im Nachhinein gesehen war das genau die richtige Entscheidung.“

Auf Empfehlung eines Partnerunternehmens wurde dann Kontakt mit Andreas Peters aufgenommen, dem Gründer der Initiative IT und MENSCH.

„Die Technik ist in einem IT-Projekt weniger wichtig, als die meisten denken“, sagt Andreas Peters. „Zuerst müssen die Hausaufgaben gemacht und die Mitarbeiter eingebunden werden, um ihre Erfahrungen und Wünsche einfließen zu lassen. Das verhindert sachliche Lücken und baut emotionale Hürden ab. Denn IT-Projekte scheitern meist nicht an der Technik, sondern am Menschen. Kommunikation intern sowie extern ist hier oberstes Gebot. Bei der Firma Heidemann hatten wir gute Erfolgschancen, denn die Mitarbeiter sind immer wieder eingebunden worden. Das hat sich ausgezahlt.“

 

Vom Status Quo zu den Zielen

Als Erstes wurden die komplexen Prozessabläufe bei Heidemann dokumentiert und eine Ist-Analyse anfertigt. Die Frage: „Wie wird eigentlich gearbeitet?“ musste dabei auch beantwortet werden, um die Prozesse nicht nur sachlich festzuhalten, sondern auch Ineffizienzen aufzudecken und gemeinsam mit den Mitarbeitern Routineabläufe nochmal kritisch zu hinterfragen und genau zu beleuchten.

„Historisch gewachsen waren verschiedene redundante System im Einsatz“, resümiert Andreas Peters. „Jedes hatte seine Existenzberechtigung. Aber die Daten für die LKW-Waage, die Auftragserfassung, die Rechnungsstellung und auch die Finanzbuchhaltung wurden teilweise mehrfach erfasst. Auch waren einige Programme in die Jahre gekommen und es gab keinen kaufmännisch vernünftigen Weg mehr, die upzudaten. Die Entscheidung der Geschäftsführung, neue Wege zu gehen war also goldrichtig. Damit wurde ein zunehmendes Risiko vom Unternehmen abgewendet.“

Gemeinsam wurden dann die Ziele für die Einführung des neuen Systems festgelegt: Der Geschäftsführung sollten Instrumente zur Verfügung gestellt werden, die sie zum einen von der Abwicklung des Tagesgeschäftes entlasten und zum anderen eine bessere Kontrolle desselben möglich machen. Redundanzen durfte es nicht mehr geben und die Effizienz der Prozesse sowie zeitraubende und doppelte Arbeiten der Mitarbeiter sollten überprüft werden.

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