Digitalisierung und Technologie strategisch nutzen

Mehrbelastung bei einer Systemeinführung

Aufgaben in Hülle und Fülle: Die Einführung einer neuen Software ist mit Mehrarbeit verbunden – es ist eine Binsenweisheit. Doch was bedeutet das genau? Und wer ist betroffen?

In meinem Buch wie auch hier auf dem Blog betone ich immer wieder, wie wichtig es ist, die Mitarbeiter von Beginn an in das Projekt einzubeziehen. Doch darf man hierbei nicht vergessen, dass diese im Normalfall einen regulären Job haben. Die Aufgaben aus einem IT-Projekt bedeuten fast immer eine Zusatzbelastung. Nur selten werden Mitarbeiter für ein Projekt freigestellt.

In einem IT-Projekt ist die Mehrbelastung der Mitarbeiter ein Aspekt des Veränderungsprozesses, der Beachtung fordert.

Im Team sind vier

Grundsätzlich gibt es vier Beteiligte in einem Projekt: die Geschäftsleitung, den/die Projektleiter/in, die Key User und den Software Partner.

Das Software-Partnerunternehmen wollen wir hier nicht im Detail betrachten. Konzentrieren wir uns auf die internen Prozesse im Unternehmen.

Von Beginn an klar ist, dass die Geschäftsleitung kaum 100 Prozent ihrer Zeit dem neuen Projekt widmen kann. Ihre Aufgaben lauten: Entscheidungen bei der Anbahnung des Projekts fällen, das Budget freigeben und in Teilen das Projekt überwachen.

Die laufende Planung, Kommunikation und Überwachung übernimmt die Projektleitung. Je nach Umfang des Projekts zieht die Aufgabe zusätzliche Verantwortung für Wochen und Monate nach sich. Deshalb ist es bei der Bennennung des Projektteams unabdingbar, sich über die Zeitressoucen der Beteiligten Gedanken zu machen. Kein Projekt lässt sich „nebenbei“ leiten. Die entstehende Mehrarbeit auf Basis von Überstunden zu planen, ist schon aus praktischen Gründen keine Lösung: Das nämlich hieße, zwischen 17.00 Uhr und 18.00 Uhr mit dem Team zu sprechen, mit dem Partner Tests durchzuführen und alle anderen Projekt-Aufgaben zu bearbeiten.

Wenn Sie ein Projekt verantworten, überlegen Sie also, wer einen Teil der Projektleiter-Aufgaben übernehmen kann und soll.

Das Gleiche gilt auch für Key User. „Key User“ sind Knowhow-Träger in den Abteilungen. Sie wirken etwa bei der Definition des Lastenhefts mit und sind in die Tests einbezogen.

Die Tests sind ein wichtiger Bestandteil für das Gelingen des Projekts und sollten unbedingt Teil des Planungskonzepts sein: Aufgabe Ihres Software-Partner ist, Ihre Anforderungen Stück für Stück zu realisieren. Auf der technischen Ebene ist er außerdem in der Lage, Tests durchführen. Doch in der Handhabung und inhaltlichen Tiefe müssen die Key User das System abnehmen. Sie haben ein viel besseres Gespür für das Ergebnis. Und sehr viel schneller als Ihr Software-Partner können sie beurteilen, ob die Ergebnisse der Einrichtungen und Anpassungen realistisch sind und dem vereinbarten Ziel entsprechen.

Darüber hinaus sind die Key User verantwortlich für die Abnahme der Funktionen und arbeiten in diesem Punkt eng mit dem Projektleiter zusammen: Sie melden ihm, was noch nicht in Ordnung ist und vom Software-Partner nachgebessert werden muss.

Auch bei den Tests ist das Wörtchen „nebenbei“ verpönt: Tests erfordern Zeit und Ruhe. Ohne Konzentration und ausreichend Zeit kommt es zu vorschnellen Freigaben: Eine Funktion etwa wird abgenommen, weil sie „ganz gut aussieht“. In der Tiefe wurde sie womöglich gar nicht getestet. Ein oberflächlicher Blick reicht nicht, um Ausnahmen von der Regel zu testen.

Planen Sie also auch hier Zeit ein und geben Ihren Key Usern die Erlaubnis zu sorgfältigen Tests. Es ist in Ihrem Interesse.

Praxis-Beispiel

Ein Unternehmen im Osten Hamburgs hatte die Einführung einer ERP-Software geplant. Für die Einführung war ein Zeitraum von neun Monaten vorgesehen: Sieben Monate entfielen auf die Einführung des Systems und das Testen, zwei Monate für die Begleitung nach dem Live-Start und Nachbesserungen.

Das Team bestand aus dem Projektleiter und zwölf Key Usern. Das Unternehmen beschloss, den IT-Leiter als Projektleiter einzusetzen und für das Projekt freizustellen. Ein Teil seiner regulären Tätigkeiten wurde auf sein IT-Team übertragen, ein weiterer Teil von einem externen Dienstleister übernommen. Nur so hatte er den nötigen Freiraum, um sich auf das Projekt zu konzentrieren.

Die Key User verteilten die Aufgaben in den Abteilungen. Jedem war klar, dass Überstunden anfallen würden. In einem solchen Fall darf die zu erwartende Mehrarbeit nicht heruntergespielt werden. Wichtig ist abzustimmen, wie und mit welchem Aufwand für alle Beteiligten das gemeinsame Ziel erreicht werden kann. Und – ebenfalls wichtig – ist abzustimmen, zu welchem Zeitpunkt Überstunden ausgeglichen werden können.

Eventuell sind in diesem Punkt Sonderabsprachen mit der Personalabteilung und dem Betriebsrat nötig: Es nützt zum Beispiel nichts, wenn die Überstunden abgefeiert werden müssen, während das Projekt noch nicht abgeschlossen ist.

Die Planung erwies sich als sinnvoll und richtig. Zum Ende hin waren alle erschöpft und zugleich waren sie glücklich, Stück für Stück wieder zur Normalität zurückzufinden. Das Beste aber war: Das neue System lief von vornherein fast störungsfrei.

Fazit

IT-Projekte ohne Mehrarbeit für die Beteiligten gibt es nicht. Wer von vornherein offen darüber spricht und gemeinsam mit dem Projektleiter, der Personalabteilung, ggf. dem Betriebsrat und den Key Usern den zeitlichen Ablauf clever plant und kommuniziert, wird hier dabei auf keine Hindernisse stoßen.

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