Digitalisierung im Büro: Bericht aus der Praxis

Die Digitalisierung ist im Alltag angekommen. Alles ist digital: das Fernsehen, Musik hören, das Telefonieren, das Fotografieren und auch die Arbeit. In den Büros wird heute größtenteils digital gearbeitet. Das kann man mögen oder nicht. Tatsache ist, dass von jedem Mitarbeiter heutzutage größtmögliche Effizienz gefordert ist – und deshalb die Abbildung seiner Aufgaben auf digitaler Ebene unumgänglich.

Dabei nimmt die Digitalisierung eher noch zu als ab: Die Industrie 4.0 treibt smart-Factories voran und spricht zugleich von der „digitalen Revolution 4.0“. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat das „Grünbuch“ herausgegeben, in dem es vom Wertewandel der Gesellschaft auf der Basis zunehmender Digitalisierung und Vernetzung berichtet. Es spricht vom „Arbeiten 4.0“, einer sozialen Evolution auf Basis von Bits und Bytes.

Wozu ist das gut? Macht das Spaß?

Moment mal … Spaß? Sie fragen sich, was der Begriff hier zu suchen hat? Ich formuliere die Frage einmal um: Sind Sie ein attraktiver Arbeitgeber? Sie merken, worauf ich hinaus will: Es gibt immer weniger junge Menschen. Falls Sie welche in Ihr Unternehmen locken wollen, müssen Sie modern ausgestattete Arbeitsplätze bereit stellen. Keiner will wie zu Großvaters Zeiten Akten schubsen und in Klein-Büros aus dem 70er Jahren sitzen.

Schon deshalb tun Sie gut daran, die Digitalisierung Ihres Unternehmens voranzutreiben: Kümmern Sie sich um moderne Kommunikation, digitale Workflows und modern ausgestattete Büros nebst gelebtem Wissens- und Kompetenzmanagement im Sinne des Arbeitens 4.0.

Drei Positiv-Beispiele für die Digitalisierung

Doch ich schweife ab. Stattdessen möchte ich Ihnen drei Beispiele einer klug umgesetzten Digitalisierungsstrategie vorstellen, die einen höheren Unternehmenserfolg nach sich zogen.

Produktportfolio ohne großen Aufwand erweitert

Ein mir bekanntes mittelständisches Unternehmen hatte sich lange gesträubt, seinen Kunden eine Internetplattform für Bestellungen bereitzustellen. Telefon, Fax und E-Mail waren die Mittel des Datenaustauschs.

„Die Lösung kennt man ja“, sagen Sie sich jetzt: „Man richtet einfach einen Webshop ein.“ Doch online zu sein alleine reicht nicht aus. Der Schritt ins Internet braucht eine digitale Strategie.

Zu dem Zweck nahm der Außendienst Kontakt zu den Einkaufsabteilungen der Keykunden auf und klärte, wie diese am liebsten bestellen und welche Produkte sie gerne in einem Webshop sehen würden.

Bei der Befragung stellte sich heraus, dass die Kunden einen nennenswerten Bedarf an Serviceprodukten hatten – überwiegend Kleinteile. Die Auftragsabwicklung auf „altem Wege“ wäre zu kostspielig geworden. Als Ausweg wurde ein Bestellweg per EDI eingerichtet und der Produktkatalog um fast 50.000 Artikel erweitert.

Eine positive Überraschung für die Geschäftsführung und den Vertrieb: Der Umsatz wurde ohne Übergang erheblich gesteigert und die Kundenbindung erhöht. Zugleich blieb die Konzentration auf das Projektgeschäft unangetastet und es wurden keine weiteren Ressourcen gebunden.

Weniger Papier, mehr Aufträge

Ein renommiertes Hamburger Unternehmen mit rund 250 Mitarbeitern leistete sich einen besonderen Luxus: Ein Stockwerk mit 150qm Fläche hatte es für die Archivierung seiner Akten reserviert.

Da die Räume dem Unternehmen gehören, fielen keine Mietkosten an. Doch ein Raum, der keinem anderen Zweck dient als Papier aufzubewahren, ist ein toter Raum.

Das Unternehmen hatte dies erkannt und in eine Software zur Archivierung und Abbildung digitaler Workflows investiert. Anspruchsvoll wurde das Projekt deshalb, weil die Mitarbeiter erst noch zu überzeugen waren: Wie würde es sich mit digitalen Dokumenten arbeiten lassen?

In der Praxis kann mit digitalen Dokumenten genauso gearbeitet werden wie mit Papier. Durch die elektronischen Dokumente geht nichts verloren, aber eine ganze Menge wird gewonnen. Nur auf eines muss der Anwender verzichten: Digitale Dokumente kann er nicht lochen 😉

Nachdem die Unternehmensführung über die Einführung der Software entschieden hatte, erkannten die Mitarbeiter schnell die Vorteile. Die anfängliche Skepsis wich der Begeisterung. Unter Zuhilfenahme eines Dienstleisters wurden sämtliche alten Akten gescannt und digitalisiert. Das gesamte Firmenwissen stand mit einem Mal jedem und jederzeit zur Verfügung.

Doch damit nicht genug: Die frei gewordene Fläche wurde renoviert und in Bürofläche für den Vertrieb umgewandelt. „Auf einer Fläche, die uns vorher nur Geld gekostet hat, erwirtschaften wir nun einen Gewinn von ca. 1.500.000€ im Jahr“, schmunzelt der Geschäftsführer.

Reden über das Miteinander-Reden

Der Geschäftsführer eines Unternehmens mit verschiedenen Niederlassungen in Deutschland hatte neue Kommunikationsmittel in seinem Unternehmen zugelassen. Videokonferenzen, Skype, WhatsApp und andere hielten unkontrolliert Einzug.

Es entstand ein wahrer Wildwuchs: Einige Abteilungen fanden die Kommunikation per Video gut, andere nutzen den Klassiker „E-Mail“ und das Telefon. Die jüngeren Mitarbeiter whatsappten von ihren Handys und fragten eine Kostenbeteiligung des Unternehmens an den Telefongebühren an.

Sie können sich vorstellen, dass diese Forderung wenig Begeisterung auslöste und den Geschäftsführer hellhörig wurde. Er musste einsehen, dass ein Gesamtkonzept für die Kommunikation fehlte. Mit „irgendwie“ ging es nicht weiter.

Einem guten Konzept liegen immer eine Ist-Aufnahme und eine Bedarfsanalyse zugrunde. In vorgestellten Fall musste der Kommunikationsbedarf im Unternehmen ermittelt werden: Welche internen und externen Anforderungen gibt es? Welcher Kommunikationsbedarf entsteht im Unternehmen und welcher wird von außen an die Mitarbeiter herangetragen? Welche technischen Instrumente gibt es, um diese zu steuern? Welches Regelwerk zu deren Nutzung ist aufgestellt worden? Letzteres ist eine strategische Aufgabe der Geschäftsführung, nicht der IT.

Abschließend musste durch Schulungen und Workshops sicher gestellt werden, dass alle Mitarbeiter in der Lage waren, die Technologie zu nutzen – und das nicht nur in formaler Hinsicht. Darüber hinaus galt es verständlich zu machen, was die Mitarbeiter tun dürfen und sollen.

Fazit

Digitale Möglichkeiten gibt es viele. Und es werden noch weitere auf uns zukommen: Die Wearables halten Einzug, genauso wie das Internet of Things oder die langsam gereifte Virtual Reality. Es bedarf einer digitalen Strategie im Unternehmen, unabhängig von der Unternehmensgröße. Zum einen, um sich dem Wettbewerb zu stellen, zum anderen um die Prozesse auf dem Stand der Dinge zu halten. IT-Projekte werden somit komplexer, weil die interne und externe Vernetzung zunimmt. Sie wollen gut geplant werden.