Digitalisierung und Technologie strategisch nutzen

IT-Investitionen – Fass ohne Boden?!?

Was für den Handwerker Zollstock, Kelle und Hammer, sind für Sie und Ihr Unternehmen Hardware, Software und Dienstleistungen. Es ist Ihr Handwerkszeug, ohne das Ihr Unternehmen nicht mehr funktionieren und wettbewerbsfähig sein würde.

Wenn die Technik ausfällt, steht Ihr Unternehmen still. Und weil dies so ist, ist es klug, die Technologie aktuell zu halten und gegen Ausfälle zu sichern.

Wobei – allein den Status Quo zu festigen, ist recht kurz gedacht: Die Prozessgeschwindigkeiten steigen laufend. Die Ansprüche an den Kundenservice wachsen. Ihre Technologie hilft Ihnen, im Wettbewerb zu bestehen. Vor dem Hintergrund sind Neuanschaffungen ebenfalls denkbar.

Nichtsdestotrotz werden IT-Investitionen immer noch als unliebsames Übel gesehen. „Muss das wirklich sein? Wir haben doch erst vor zwei Jahren ordentlich Geld ausgegeben“, denken viele Unternehmer.

Jawohl, es muss sein. Investitionen sind sogar ziemlich sicher. Denn wenn es eine Branche gibt, in der der Fortschritt im Eiltempo gelebt wird, dann ist es die Informationstechnologie. Noch nie sind so viele Neuerungen in so kurzer Zeit auf dem Markt erschienen wie in den letzten Jahren. Hatte ein Smartphone vor fünf Jahren noch eine Lebensdauer von rund zwei Jahren, so ist dies mittlerweile nicht mehr der Fall. Nach einem Jahr wird schon auf die neue Generation geschielt. Hersteller werfen ganze Gerätegenerationen weg, weil die Betriebssysteme zwischen Planung des Smartphones und dessen Produktion einen so großen Sprung vollzogen haben, dass die Geräte sich nicht mehr verkaufen lassen. Es ist Wahnsinn. Aber Realität.

Sollten Unternehmer deshalb jeder Neuerung hinterher laufen? Oder Updates aussitzen, bis nichts mehr geht? Folgende Impulse sind als Wegweiser für Ihre Entscheidungen gedacht:

 

Gründe für die Investition in ein neues System

Welche Gründe gibt es nun konkret, um über eine Veränderung nachzudenken?

1. Ihr Unternehmen lebt

Neue Märkte, neue Produkte, neue Mitarbeiter, neue Kunden … ihr Unternehmen heute ist nicht mehr dasselbe wie vor einem Jahr. Prüfen Sie also fortlaufend Ihre Prozesse und entscheiden, wie diese in Ihrer IT abzubilden sind. Ist Ihre vorhandene IT-Landschaft ausbaufähig, sollten Sie mit ihr weiter arbeiten. Wenn nicht, prüfen Sie bitte, wie häufig Sie das Wort „geht nicht“ hören.

Zur Überlegung:

Was genau geht nicht: Wie wichtig sind diese Prozesse? Welche Kosten entstehen Ihnen dadurch oder welche Gewinne entgehen Ihnen? Wie häufig hören Sie dieses „geht nicht“?

2. Abgekündigt oder nicht ausbaufähig

Sind bei Ihnen Systeme im Einsatz, die vom Hersteller nicht mehr gepflegt werden oder deren Hersteller nicht mehr existiert, dann müssen die Warnlampen angehen: Sie fahren ein großes Risiko. Ist die Ausfallsicherheit nicht mehr gewährleistet, gibt es keine Updates oder Ersatzteile mehr, dann stirbt Ihr System auf Raten – und Ihr Unternehmen geht mit. Ihr Unternehmen soll aber nicht sterben.

Deshalb fragen Sie sich bitte:

Wenn Ihr System ausfällt: Wie lange halten Sie ohne Ihr System durch? Wie lange können Sie produzieren? Wie lange Service anbieten? Wie lange kann jemand bei Ihnen einkaufen? Denken Sie auch an Telefonanlagen, Online-Shops, usw.… alles ist mittlerweile IT.

3. Neue Technik, bessere Technik

Neu = besser? Das ist eine gewagte Behauptung. Tatsächlich ist es so, dass in 99 Prozent aller Fälle neue Soft- oder Hardware-Technologie mehr und ausgereiftere Funktionalitäten zur Verfügung stellen.

Neue Funktionalitäten müssen nicht besser sein als die alten. Auf jeden Fall ziehen sie Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter nach sich. In zwei Bereichen lohnt sich der Blick auf neue Funktionalitäten dennoch:

  1. Prozessoptimierung: Durch neue Funktionalitäten können Prozesse optimiert werden.
  2. Benutzerfreundlichkeit und Ergonomie: Durch verbesserte Ergonomie sind Ihre Mitarbeiter leistungsfähiger. Sogar auf die Gesundheit nimmt eine gut gestaltete Arbeitsumgebung Einfluss. Darüber mehr zu schreiben, sprengt aber den Rahmen dieses Artikels.

Bitte überlegen Sie sich:

Die Reduktion krankheitsbedingter Ausfälle und optimierte Prozesse stehen den Investitionskosten gegenüber. Wenn Sie in Gedanken die Rechnung aufmachen: Wie schätzen Sie den Saldo ein?

4. Neue Technik bedingt neue Technik

Das haben Sie sicher auch schon erlebt: Sie mussten das Update für eine Software kaufen, weil das Betriebssystem Ihres Servers oder anderer Rechner aktualisiert wurde. Ihre Software war daraufhin nicht mehr lauffähig. Das können Sie jetzt ärgerlich finden – aber so geht das. Kaum wird eine Komponente ausgetauscht, schon folgen andere nach.

Zur Überlegung:

Brauchen Sie das neue Betriebssystem wirklich, um Ihre Technologie weiter zu betreiben? Wie kostspielig sind Workarounds? Wie lange bekommt Ihr Betriebssystem noch Support? Welche Argumente gibt es jenseits der Lauffähigkeit des Systems: Wie sieht es etwa mit der Netzwerksicherheit aus?

5. Ein attraktiver Arbeitgeber bleiben

Stellen Sie sich einen jungen Menschen in einem 70er Jahre Büro vor. Wie attraktiv findet er das wohl? Was ist, wenn er an seinem Arbeitsplatz mit Hard- und Software von vorgestern arbeiten soll? Die Generation X oder auch Z hat eine andere Erwartungshaltung. Nicht alles aus der Vergangenheit ist schlecht. Vieles hat sich seit Jahren und Jahrzehnten bewährt. Für die IT gelten jedoch eigene Regeln.

Für Ihre Überlegung:

Die Erwartungshaltung der Generation X und Z geht dahin, eigene Geräte zu benutzen. Dies müssen Sie jedoch im Netzwerk abbilden können. Wie also sieht es aus mit der Anforderung „Bring in your own devices“?

6. Und etwas Bizarres zum Schluss

Investitionen in die IT werden i.d.R. abgeschrieben. Laufzeiten zwischen drei und fünf Jahren sind dabei üblich. Diese fortlaufenden AfA-Positionen werden in einigen Unternehmen gerne gesehen. Wenn also eine Investition abgeschrieben wurde – warum nicht eine neue tätigen?

Nebenwirkungen

Geräte und Software zu kaufen, ist das eine. Sie in Betrieb zu nehmen, das andere. Bei der Inbetriebnahme fallen Dienstleistungen an, die bezahlt werden wollen. Diese müssen Teil Ihres Plans sein. Ohne ein vernünftiges Konzept inklusive Plan für die Einrichtung und Schulung lohnt keine Überlegung. Dazu mehr in meinem Buch „Ihr IT-Projekt scheitert nicht!“.

Einmalig und laufend

Wichtig ist außerdem, sich nicht von Veränderungen überraschen zu lassen. Beobachten Sie also Ihre Systeme und planen ein Budget für die laufende Pflege ein. Ein Auto muss ja ebenfalls in die Inspektion, damit Sie die nächsten 10.000 Kilometer sorgenfrei fahren können. Gleiches gilt für Ihre Software. An dieser Stelle kann ich nur von Herzen und aus Erfahrung an Sie appellieren, sich dem Thema Wartungskosten nicht zu verschließen. Rechnerische Beispiele dazu in meinem Buch „Ihr IT-Projekt scheitert nicht!“.

 

Fazit

Die Gründe für ein neues System oder den Ausbau eines bestehenden können vielfältig sein. Aber sobald Ihr Kernprozess nicht mehr abgebildet werden kann oder die Gefahr besteht, dass das System ausfallen könnte, besteht akuter Handlungsbedarf.

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