Digitalisierung und Technologie strategisch nutzen

Wollen. Können. Müssen? Das IT-Lastenheft definieren

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter nach ihren Wünschen an das neue IT-System fragen – dann können Sie etwas erleben! Die Wünsche schießen ins Kraut und das Lastenheft wird dicker und dicker.

Vieles geht, aber muss es auch? Alles kostet immerhin Geld. Und davon einmal ganz abgesehen, soll das System ja nicht komplizierter werden als unbedingt nötig. Überlegungen zu Komplexität sind nicht nur legitim, im Zeitalter der digitalen Unternehmensstrategie sind sie unumgänglich.

Wie also finden Sie einen guten Weg zwischen Muss- und Kann-Anforderungen für Ihr Lastenheft?

Schneller, höher, weiter! Besser?

Das Internet und die vielen neuen Geräte versetzen uns in die Lage, zu jeder Zeit und von jedem Ort aus zu arbeiten. Wir kommunizieren auf vielen Wegen. Informationen beschaffen wir uns inzwischen in wenigen Minuten. Ein Ende der Entwicklung ist nicht in Sicht: Jeden Tag entwickeln abertausende Programmierer ihre Lösungen weiter. Weltweit entstehen innovative Produkte und Lösungen. Jeden Tag erhalten wir Updates und Upgrades mit neuen Funktionen, Erweiterungen und verbesserter Bedienung.

Mit den Möglichkeiten wachsen die Wünsche. Das wollen wir haben! Unsere neue Softwarelösung soll all die Möglichkeiten ausnutzen und alle Prozesse abbilden …. oder vielleicht nicht?

Die Vielzahl von Optionen macht den Anspruch zu einer unüberwindlichen Herausforderung. Um sich nicht zu verzetteln, ist es wichtig, vom Ende her zu denken: Was kommt am Ende des Prozesses idealerweise heraus? Was hat sich gegenüber dem alten technologischen Stand verbessert? Wann hat sich die Umstellung gelohnt?

Diese Überlegung führt in allen Bereichen zum „Muss“. Greifen Sie zum Stift (oder zur Tastatur) und notieren: Für das Lastenheft wird der Prozess beschrieben, die momentanen Schwachstellen genannt und der ideale, verbesserte Zustand dokumentiert. So etwas nennt man den Soll-Zustand.

Ihr Lastenheft: Herausfiltern, was Sie wollen

Kommen wir zur Frage, wie Sie die Anforderungen genau definieren. Abhängig von Unternehmensgröße und Struktur fragen Sie am besten in den Fachabteilungen nach. Achten Sie besonders auf Diskussionen, die Debatten über Details nach sich ziehen. Hier erfahren Sie etwas von den tatsächlich gelebten Prozessen und Sie finden heraus, wie die Abläufe theoretisch und praktisch aussehen.

Die Ergebnisse der Gespräche und Diskussionen können durch den Projektleiter und eventuell die Geschäftsleitung gesichtet und bewertet werden. In der Bewertung unterscheiden Sie das „Muss“ von dem, was neudeutsch so schön als „Nice to have“ bezeichnet wird: Gemeint ist eine Funktionalität, die wünschenswert ist, aber nicht zwingend erforderlich. Darüber hinaus kann es weitere Abstufungen der Bewertung geben, etwa das „K.O. Kriterium“, ohne dessen funktionale Erfüllung es keine Zusammenarbeit mit einem möglichen Partner gibt.

Die Akzeptanz des Systems einleiten

Anforderungen müssen aber nicht nur auf technischer Ebene gestellt werden. Auch das Thema Schulungen, Service und Updates sollten im Fragenkatalog enthalten sein.

Gerade die Schulungen sind eine wichtige Voraussetzung für die spätere Akzeptanz des Systems. Ein Auto kann noch so schnell sein und toll aussehen – wenn es der Fahrer nicht lenken kann, erzeugt es Frust.
Mit ausreichend Schulungen schlagen Sie dem Frust von vornherein ein Schnippchen. Und es lohnt sich: Ist der Anwender erst einmal negativ gestimmt, dauert es sehr lange, bis er etwas Positives entdecken kann und sich die Stimmung wieder wendet.

Fazit
Nehmen Sie sich Zeit, um den Anforderungskatalog (Lastenheft) zu definieren. Gehen Sie in die Details ohne sich darin zu verlieren. Priorisieren sie Funktionalitäten und stellen sie fest, wie die Prozesse im Unternehmen im Moment tatsächlich gelebt werden.

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